Communicatie met bouwzaken binnen uw gemeente

Mailen met je gemeente anno 2015 is nog niet zo eenvoudig. Je verwacht dat het relatief simpel moet zijn om met bouwzaken in contact te komen. De gemeente is er voor ons allen dus de juiste afdeling / dienst per e-mail bereiken moet toch mogelijk zijn … zou je denken.

Belronde
Een belronde met onze gemeenten geeft inzicht in de klantvriendelijkheid en communicatie(on)mogelijkheden.

“Ter voorbereiding op de Wet kwaliteitsborging voor het bouwen controleren wij uw contactgegevens … dit voor meldingen met betrekking tot bouwzaken aan uw gemeente. Kunt u aangeven wat het e-mailadres voor bouwzaken is?”

De gemotiveerde vraag levert zeer uiteenlopende reacties op. “Daar werken wij niet aan mee …”, of “Dat kunt u naar deze persoon sturen (een persoonlijk e-mailadres) …”, of “Dat kan naar het algemene e-mailadres maar dan moet u er wel dit of dat bijzetten anders wordt er niets mee gedaan …”. Tja.

Er zijn gemeenten waar u, bij een telefonische contact, direct een mens te spreken krijgt, iemand die u ook echt iets kunt vragen! Er zijn binnen die categorie ook zeker personen die u verder willen helpen, jazeker, die zijn er. In een aantal gevallen is die bereidheid wat minder. Dat kan natuurlijk en ik snap het ook wel, die mensen zijn heel erg druk. Bij weer andere gemeenten krijgt u een bandje met keuzemogelijkheden. Kies 1 voor de vuilcontainer, 2 voor trouwzaken, 3 voor weer wat anders … enz. Dat doet me denken aan de reclame van de firma Klaverblad.

Stel je eens voor dat je een bedrijf bent met klanten die met u in contact willen komen.

Duidelijk is dat slechts bij wijze van uitzondering u direct een e-mailadres voor bouwzaken op de website van de gemeente kunt traceren. Misschien is het helemaal geen onwil. Misschien is het bij gemeenten nu eenmaal anders georganiseerd dan je zou verwachten.

Het goede nieuws: links of rechtsom, de gemeente is te bereiken, ook digitaal! Als u zover bent dat u een e-mailadres heeft is nog even de vraag wat er dan met uw e-mail gebeurt.

Waarom de wens om gemeenten per e-mail te kunnen bereiken?
Vanuit de taak private kwaliteitsborging dienen er straks diverse meldingen bij uw gemeente te worden gedaan en informatie te worden uitgewisseld. In het kader van efficiency en het digitale werken (leuker kunnen we het niet maken … makkelijker wel) is het gewenst dat die communicatie en uitwisseling van informatie op een moderne manier gebeurt. Het is logisch en normaal dat we ons hierbij bedienen van wat vandaag de dag gebruikelijk is.

Het is gewoon even zo’n praktisch puntje …

Don’t shoot the messenger.