Dossiergekte en werkverschaffing

Het is de bedoeling dat de aannemer voorafgaand aan de oplevering van een bouwwerk aan de opdrachtgever een overdrachtsdossier ter beschikking stelt. De eis is als volgt in het betreffende amendement op de Wet kwaliteitsborging voor het bouwen geformuleerd:

“In geval van aanneming van een bouwwerk legt de aannemer bij de kennisgeving dat het werk klaar is om te worden opgeleverd, bedoeld in artikel 758 lid 1, een dossier aan de opdrachtgever over met betrekking tot het tot stand gebrachte bouwwerk. Het dossier bevat gegevens en bescheiden die volledig inzicht geven in de nakoming van de overeenkomst door de aannemer en de te dien aanzien uitgevoerde werkzaamheden en bevat in ieder geval:

a. tekeningen en berekeningen betreffende het tot stand gebrachte bouwwerk en de bijbehorende installaties, en een beschrijving van de toegepaste materialen en installaties, alsmede de gebruiksfuncties van het bouwwerk;

b. gegevens en bescheiden die nodig zijn voor gebruik en onderhoud van het bouwwerk.”

Conform de toelichting betreft het twee deeldossiers:

“Een consumentendeel met private afspraken waarin de aannemer verklaart en aantoont dat hij het bouwwerk volgens regels van goed en deugdelijk werk heeft gemaakt en dat hij de in de aannemingsovereenkomst vastgelegde afspraken is nagekomen. Daarbij voegt de aannemer de garantiebepalingen en de aanwijzingen voor gebruik en onderhoud;

Een opleveringsdeel waarin de aannemer verklaart en aantoont dat hij aan de wettelijke regels en prestatie-eisen heeft voldaan (het deel met publieke verplichtingen).”

Uitgangspunt is dat het dossier in verband met de garantie-aanspraken bij verkoop aan een opvolgende eigenaar wordt overgedragen. Hoe weten we nog niet …

De intentie van het artikel is heel goed. Kijken we naar de toelichting dan is het verwarrend.

Gemeenten als dossier-volledigheids-controleur

Er wordt een nieuwe taak voor gemeenten geïntroduceerd. Het is de bedoeling dat gemeenten het door aannemers aan te leveren overdrachtsdossier gaan beoordelen. Die rol is dubieus. Het doorkruist de taken van de private kwaliteitsborger. Gemeenten beschikken (straks) niet over de informatie om zinvol te kunnen oordelen of de informatie die in het dossier moet zijn opgenomen compleet en juist is. De kwaliteitsborger kan dit wel. De kwaliteitsborger behoort zijn dossier op orde te hebben: de tekeningen, berekeningen en beschrijving van het werk. Deze aspecten zijn onlosmakelijk verbonden met controlewerkzaamheden en de verklaring dat het werk aan de voorschriften voldoet.

De aannemer moet aantoonbaar maken dat aan de voorschriften is voldaan

In de toelichting op artikel 757a is aangegeven dat de aannemer aan de opdrachtgever een dossier ter beschikking moet stellen waarin hij verklaart en aantoont dat hij aan de wettelijke regels en prestatie-eisen heeft voldaan. Het aantonen is op geen andere plaats wettelijk verankerd. Deze verplichting wordt via de toelichting op het amendement overdrachtsdossier geïntroduceerd. Het staat in schril contrast met de invulling van private kwaliteitsborging als externe controle op het werk van de aannemer. Hier is een heel stelsel met eisen aan instrumenten en kwaliteitsborgers voor in de maak, een structuur voor de invulling van het aantoonbaar voldoen. Voor de aannemer is dit er niet. Wat moet je dan ook met “Maak het aantoonbaar met je dossier?” Niets. Het is heel vreemd dat een toelichting op een beoogd wettelijk artikel een dergelijke eis bevat. In juridische zin kun je er geen chocola van maken. Dat het straks allemaal wel met een algemene maatregel van bestuur zal worden opgelost is een beetje naïef.

Het deel “verklaren” dat aan de wettelijke regels en prestatie-eisen is voldaan is nog te begrijpen. Een dergelijke verklaring voegt niets toe … maar kan. De aannemer mag wettelijk niet bouwen in strijd met de voorschriften. De eigen verklaring dat hij hier aan heeft voldaan doet dan ook helemaal niets. Het biedt niet meer of minder garantie.

Het moet duidelijk zijn dat er straks voor gemeenten geen rol in de controle op de bouwvoorschriften meer is. Die controle wordt immers aan marktpartijen overgelaten. Waar moet de gemeente de dossiers dan op controleren?

Dat controles dubbel worden gedaan is uiteraard ook minder handig. De kwaliteitsborger moet zijn dossier op orde hebben en communiceert met de gemeente/bevoegd gezag gebaseerd op die informatie. Daarnaast moet de aannemer met zijn dossier met de opdrachtgever communiceren. We hebben het in essentie over dezelfde informatie, althans, zo zou het moeten zijn. Omdat er verschillende sporen zijn bedacht kunnen er onwenselijke verschillen ontstaan. Uit het oogpunt van efficiency is het allemaal ook minder slim.

Wie precies wat aan wie moet verstrekken en wat daar vervolgens mee gebeurt is nog abracadabra.

Hoe dan ook, de gemeente tot dossier-volledigheids-controleur bombarderen is het paard achter de wagen spannen en werk verzinnen.

Hoe dan wel?

Uitgangspunt punt is dat gemeenten niet in de weer moeten met het archiveren en beoordelen van dossiers.

Gemeenten moeten informatie kunnen raadplegen ten dienste van de taken die bij gemeenten blijven. Dit raadplegen is de informatie van en over de bouwactiviteiten/het gerealiseerde bouwwerk, hetgeen door de kwaliteitsborger is gecontroleerd.

Per bouwactiviteit wordt centraal een online dossier aangelegd. De informatie wordt voortschrijdend opgenomen. Zo hebben stakeholders realtime inzicht in de status.

Het overdrachtsdossier is het dossier van de kwaliteitsborger. Het bouwdossier wordt bij oplevering het as built dossier. Een andere naam hiervoor mag uiteraard ook.

Bevoegd gezag, let wel, niet exclusief bouw- en woningtoezicht!, kan dossiers die betrekking hebben op werken binnen de betreffende gemeente, raadplegen. Hetzelfde geldt voor de opdrachtgever/bouwconsument.

Het centraal organiseren is van belang voor het veiligstellen van informatie, het voorkomen van onzinnige dubbele handelingen die tijd en geld kosten en het biedt mogelijkheden voor overige relevante toepassing.

Regel je het niet centraal dan krijgen we straks op verschillende plaatsen een veelheid aan dossiers die in beginsel over hetzelfde behoren te gaan.

Waarom helder zijn over de taken dossier?

We hebben geleerd dat het verstandig is om de overdracht van alle relevante informatie over het project als taak bij de kwaliteitsborger/bouwbegeleider onder te brengen. Dat moet je wel afspreken uiteraard. Vanuit deze rol is er zicht op de volledigheid van informatie, wat er is gemaakt, gecontroleerd, (revisie)tekeningen, de gebruiksvoorschriften, garanties, of het werk aan de voorschriften en vergunning voldoet.

De gemeente heeft onder het huidige stelsel geen zicht op deze informatie in samenhang. Onder het nieuwe stelsel al helemaal niet. Dan toch de taak voor de gemeente als dossier-volledigheids-controleur bedenken?